随着私人轿车快速进入家庭并由油车迭代到电动车时期往后，公司经营活动中员工“私车公用”也已经相称普遍。详细报销和财税处理有很多种办法，有采纳发放车辆补贴的形式计入员工薪资中计算个人所得税的；有采取租赁的办法，员工供应发票然后到公司报销的；这种报销办法也是比较范例的一种。那员工报销额是否会涉及到缴纳个人所得税呢？
首先，我们来看2024年1月山东省的一个稽查案例：
2024年1月29日，国家税务总局潍坊市税务局第一稽查局查明，北京市状师事务所2021年度对12名状师以报销车辆租赁费和加油费的办法进行补贴，金额233,477.10元，2022年度对11名状师以报销车辆租赁费和加油费的办法进行补贴，金额223,376.81元，均未履行代扣代缴个人所得税责任，处应扣未扣个人所得税12,507.69元百分之五十的罚款6,253.85元。
二、案例惩罚简要剖析：
1、惩罚法规依据：此案例中惩罚的法规依据是国税函〔2006〕245号和国税发〔1999〕58号文的关于交通补贴的规定；各种形式的交通补贴均应按照“人为、薪金所得”（目前为综合所得项目）项目计征个人所得税。详细打算方法按照国税发〔1999〕58号文规定，扣除一定标准的公务用度后，再计入“人为、薪金”所得项目打算个税。个中公务用度的扣除标准，下放给每个省局决定，由省税务局根据纳税人公务交通、通讯用度的实际发生情形调查测算，报经省级公民政府批准后确定，并报国家税务总局备案。
大概有人会有疑问，这两个文件是在公务车改革的背景下出台的个税处理规范，紧张针对的是国家行政机关；对自收自支的状师事务所，以至于企业是否适用呢？实在从税务日常法律实践来看，只要企业或单位认定为车辆补贴，多数税务局便是按这个来实行的。
2、被稽查单位日常事情细节问题：虽然该状师事务所的详细财税处理细节我们不得而知，但通过这个税务惩罚文书我们可以大致推断出，平常状师在报销报销车辆租赁费和加油费时可能有描述为“报销车辆补贴”字样。换句话说状师事务所自己就认定车辆租赁费和加油费发票的报销款为车辆补贴了。若是这样，我们就可以大大方方将这个补贴款直接计入状师的“人为薪金”所得算了，不必麻烦日常还留神开票到单位再报销。
3、被稽查单位的应对峙场：估计北京市状师事务所也是考虑到须要合营税务局事情，税务稽查职员与被稽查单位无冤无仇，税务局稽查多天，不查出点问题，回去不好交差。未代扣个人所得税金额不大，也不是大的原则问题，赞许接管税务局处理及惩罚见地。相反如果是原则性的问题，金额较大影响到企业的死活存亡，则不能让步，要武断维权。
通过这个稽查处理案例可以看到，私车公用若日常报销环节处理不好，纵然有车辆租赁费发票和加油费发票报销，也可能会涉及到缴纳个人所得税。那究竟该如何处理呢？
三、私车公用需有完善的内部管理体系
1、有完全而系统的制度：前面讲过目前私车公用相称普遍，特殊是对一些行业或公司，公司业务团队须要近间隔高频率地拜访客户，车辆是主要的通畅工具。私车公用一方面可以降落公司的资产购置本钱，另一方面也可以最大限度的提升社会资源利用效率。针对此业务公司必须有完全而严密的制度规定，文件制度中不能界定车辆用度是“车补”或“车辆补贴”之类的字样。现举例一个公司的制度内容如下：
2、有车辆租赁协议及租赁费发票：租赁协议需列明租赁期限，租赁用度标准，涉及车辆的哪些任务该出租方卖力，哪些任务该承租方承担。报销职员每月定期到税务局代开租赁费发票或进入电子税务局自行开具租赁费发票。只要开具了车辆租赁费发票，在目前的个税管理规则下就一定会按“财产租赁所得”代扣代缴个税（若月租金800元以下免缴个税，但依然须要全员全额报告）。
3、日常报销有严格的车辆行程记录和审批：只有公司内部做到业务活动过程严格管理，审批流程严密规范；才能确认是真实发生的用度，从企业所得税可以扣除的角度也更符合哀求。也列举行车记录如下：
4、网络各地税务局对私车公用不征收个税的实行见地或答复，以便后续税务局检讨时沟通用。实在每个地方的税务局对私车公用是否征收个税的答复或处理也不一样，毕竟国税函〔2006〕245号文出台距今也靠近20年了，税务实务性规范文件须要随时期的变革而不断迭代更新。
如：厦门税务局关于私车公用员工垫付的油费不扣个税的答复：
厦门税务局2019年5月16日答复内容择要：
私车公用，如存在租赁(签租赁条约)，且取得租赁发票，租赁车辆在租赁期间实际发生的与生产经营有关的用度（过路费、汽油费、停车费等等），凭合法有效凭据准予税前扣除。
若条约约定，汽油费、停车费、维修费属于车辆租金收入的一部分，该部分收入应并入租金收入，按“财产租赁所得”缴纳个人所得税。 若该部分不属于租金收入，是公司在生产经营活动中发生的，由员工先垫付，再报销的用度，则不作为个人应税所得。
其他省如安徽省也于2021年5月咨询留言答复时也明确：企业利用员工个人的车辆，应在签订租赁条约并取得车辆租赁发票的情形下，其发生的与生产经营干系的油费、保养费、过路费等支出，可凭合法有效凭据在企业所得税前扣除。上述环境下的实报实销的油费、过路费，不征收个人所得税。
总之，在目前私车公用相称普遍的背景下，企业需拟定严格的管理规范，从制度层面杜绝“车辆补贴”字样，日常事情做到用度报销真实；网络好员工报销车辆用度的税务处理规范，包括各地咨询答复；把控好个人所得税和企业所得税方面的处理方法，不要涌现员工报销款多交个人所得税，也要做到发生用度能够企业所得税前能扣除，从而减少税务风险。
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